As armadilhas jurídicas que todo síndico precisa conhecer

1 Introdução: o que é, exatamente, uma armadilha

Existe uma diferença entre erro e armadilha, e ela não é apenas de palavra. O erro é visível. Quem o comete sabe, ou deveria saber, que está errando. A armadilha não. Ela se apresenta como conduta normal, é praticada por todo mundo, ninguém questiona, e passa anos sem produzir consequência alguma.

Até o dia em que alguém contrata um advogado.

Tenho para mim que essa é a distinção que importa ao síndico. Ele raramente cai naquilo que sabe ser errado. Cai naquilo que supunha estar certo. Cai no procedimento que herdou do antecessor, no modelo de edital que a administradora usa há dez anos, na fórmula de contagem que sempre funcionou porque nunca foi contestada.

Pois bem. O objetivo deste artigo é nomear oito dessas armadilhas, mostrar por que elas são armadilhas e indicar o que as neutraliza. Não se trata de assustar o síndico. Trata-se de devolver a ele o controle sobre a única variável que está inteiramente em suas mãos: o procedimento.

Antes das oito, porém, é preciso instalar um instrumento de medida. Sem ele, todas as falhas parecem igualmente graves, e o síndico gasta energia no lugar errado.

2 A régua de gravidade do vício

Nem todo defeito derruba um ato. O direito trabalha com degraus, e conhecer esses graus é o que separa a preocupação útil da preocupação inútil.

No primeiro degrau está a irregularidade. É o erro material que não causa dano: um nome grafado errado na ata, uma data digitada com engano evidente, um número de unidade trocado e corrigido em seguida. Não anula nada. Corrige-se por errata ou por ressalva na assembleia seguinte.

No segundo degrau está a anulabilidade. Aqui o vício atinge interesse específico e determinado, e a invalidação depende de provocação de quem foi prejudicado, dentro de prazo e mediante demonstração do prejuízo. Não há nulidade sem prejuízo, e esse é um princípio que socorre muito mais síndicos do que os aflige.

Uma precisão sobre prazos, porque é ponto em que se erra com frequência. Quando a anulação se funda em erro, dolo, coação, fraude contra credores, estado de perigo ou lesão, o prazo decadencial é de quatro anos, na forma do art. 178 do Código Civil. O prazo de dois anos do art. 179 é residual: só incide quando a lei declara o ato anulável e não fixa prazo próprio. Não é, portanto, o prazo geral de impugnação de assembleias, como às vezes se repete.

No terceiro degrau está a nulidade. O vício atinge norma cogente e fere a própria formação da vontade coletiva. O exemplo clássico é a deliberação tomada sem que todos os condôminos tenham sido convocados, em contrariedade ao art. 1.354 do Código Civil. Aqui não há convalidação.

O negócio jurídico nulo não é suscetível de confirmação, nem convalesce pelo decurso do tempo. Art. 169 do Código Civil

Note-se a consequência prática, que costuma surpreender: a deliberação nula não se salva pelo tempo, nem pela tolerância, nem por ratificação posterior. Ela precisa ser refeita.

E há um quarto degrau, que raramente aparece nos quadros sobre o tema e que é o mais relevante para quem exerce o cargo: a responsabilidade pessoal do síndico. Ela corre por trilho próprio. Um ato pode ser plenamente válido para o condomínio e, ainda assim, gerar dever de indenizar para quem o praticou. E o inverso também ocorre: um ato pode ser anulado sem que o síndico responda por nada.

É com essa régua de quatro degraus que examino, a seguir, cada armadilha. A pergunta a fazer diante de cada uma é sempre a mesma: isso é irregularidade, é anulabilidade, é nulidade, ou é responsabilidade pessoal?

3 Armadilha 1 — “Eu represento o condomínio, então eu posso”

A frase parece óbvia e é falsa. Representar não é decidir.

O art. 1.348, II, do Código Civil atribui ao síndico representar o condomínio, ativa e passivamente, praticando em juízo ou fora dele os atos necessários à defesa dos interesses comuns. A palavra que salta aos olhos é “necessários”. A que passa despercebida é “representar”.

O síndico é mandatário de uma coletividade. Aplicam-se supletivamente as regras do mandato, e elas são severas com quem excede.

Os atos praticados por quem não tenha mandato, ou o tenha sem poderes suficientes, são ineficazes em relação àquele em cujo nome foram praticados, salvo se este os ratificar. No mesmo sentido, o art. 665: o mandatário que exceder os poderes do mandato é considerado mero gestor de negócios enquanto o mandante não lhe ratificar os atos. Art. 662 do Código Civil

Traduzindo para o cotidiano: o ato praticado além dos poderes não obriga o condomínio, e sobra para quem assinou.

Onde essa armadilha mais se arma? Na confissão de dívida firmada sem autorização assemblear. No acordo judicial que transige sobre direito da coletividade. Na contratação de prazo que ultrapassa o próprio mandato do síndico. Na alienação ou na cessão de uso de área comum decidida no gabinete.

Em todos esses casos a percepção do síndico é a mesma: “eu estava resolvendo o problema do condomínio”. E estava mesmo. O problema não é a intenção. É a competência.

O antídoto é simples e custa uma convocação. Sempre que o ato vincular o condomínio por prazo superior ao mandato, comprometer patrimônio comum, renunciar a direito ou transigir sobre ele, a decisão é da assembleia, e a autorização precisa estar na ata, com o item na pauta.

E aqui eu pergunto ao síndico que me lê: quantos documentos o senhor assinou este ano cuja autorização não está escrita em lugar nenhum?

4 Armadilha 2 — A convocação que avisa mas não prova, e a pauta que esconde

Esta armadilha tem duas bocas. A primeira é a legitimidade de quem convoca. A segunda é o que a pauta anuncia.

Sobre a legitimidade, a lei é restritiva. O síndico convoca a assembleia ordinária, na forma do art. 1.350, e se não o fizer, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. As extraordinárias podem ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos, conforme o art. 1.355. A convenção pode ampliar esse rol, e muitas ampliam. O que não se admite é que convoque quem a lei e a convenção não legitimaram.

Na prática, três figuras convocam sem poder para tanto: o conselho atuando por conta própria, a administradora agindo em nome próprio em vez de por conta e ordem do síndico, e o grupo de moradores que se organiza por aplicativo de mensagens e marca reunião. O ato nasce viciado na origem, e o vício contamina tudo o que foi deliberado.

Sobre a prova, vale a regra de ouro: convocar não é avisar, é provar que avisou. Comprovante de envio, aviso de recebimento, protocolo de entrega, relatório de disparo e cadastro atualizado valem mais, em juízo, do que qualquer declaração de boa intenção. E o cadastro desatualizado é o furo mais comum, porque ninguém o percebe até o dia em que o proprietário que nunca apareceu resolve aparecer.

A exigência não é de formalismo. É de eficácia do art. 1.354 do Código Civil, segundo o qual a assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados. Repare: a lei exige convocação de todos, não presença de todos.

Quando a assembleia é eletrônica ou híbrida, o art. 1.354-A do Código Civil acrescenta camadas. O edital precisa indicar a plataforma, a forma de acesso, as regras de identificação e de votação. Edital que apenas informa “reunião virtual” transfere ao condomínio o ônus de provar que o acesso foi garantido, e esse é um ônus difícil de cumprir depois do fato.

A segunda boca da armadilha é a pauta. Ordem do dia genérica não autoriza deliberação específica. E o item mais perigoso de todos é aquele que parece inofensivo.

Assuntos gerais informa. Assuntos gerais não delibera.

Votar obra, rateio extraordinário, contratação relevante ou alteração de regra sob a rubrica de assuntos gerais entrega ao condômino ausente uma prova pronta de cerceamento: a pauta não anunciava aquela decisão, e por isso ele não compareceu. É difícil imaginar defesa para esse cenário.

5 Armadilha 3 — A matemática do quórum

Esta é a armadilha mais silenciosa, porque o erro acontece durante a apuração, na frente de todos, e ninguém percebe.

São três os equívocos recorrentes.

O primeiro é confundir fração ideal com unidade. O art. 1.352, parágrafo único, estabelece que os votos serão proporcionais às frações ideais, salvo disposição diversa da convenção. Contar cabeças onde a convenção manda contar fração inverte o resultado em condomínios com unidades de metragens diferentes, e a decisão cai.

O segundo é a ilusão dos presentes. Quando a lei ou a convenção exige dois terços, três quartos ou maioria absoluta, a base de cálculo é o conjunto dos condôminos, não o conjunto dos que compareceram. Dois terços dos condôminos nunca significa dois terços dos presentes. Calcular quórum qualificado sobre a base de presentes é nulidade pronta, e das mais fáceis de demonstrar, porque a própria ata contém a prova.

O terceiro envolve o condômino inadimplente. O art. 1.335, III, condiciona o direito de votar à quitação. Mas o impedimento se verifica no ato da assembleia: quem quitou na véspera vota. E o impedimento alcança o voto, e apenas o voto. Barrar o acesso físico do inadimplente à reunião não é sanção prevista em lei e gera passivo indenizatório para o condomínio.

Há ainda um detalhe que desarma metade das discussões: o quórum exigido para cada item deveria constar do próprio edital. Quando consta, a mesa não improvisa e o condômino não é surpreendido. Quando não consta, a apuração vira debate, e o debate vira ata confusa.

6 Armadilha 4 — A ata que não registra o que precisava registrar

Dois anos depois, ninguém se lembra do debate. O juiz lê o documento.

Essa frase resume a armadilha inteira. A assembleia é um acontecimento; a ata é o que dela sobrevive. Tudo o que foi dito, negociado, esclarecido e acordado desaparece se não estiver escrito. E o que está escrito de forma imprecisa vale, muitas vezes, menos do que o silêncio.

A ata deve registrar, no mínimo:

• data, horário de abertura e de encerramento, local ou plataforma;
• a composição da mesa e a forma de sua eleição;
• o quórum de instalação apurado, com indicação do critério utilizado, se por fração ou por unidade;
• para cada item da ordem do dia, o quórum exigido e a contagem exata, discriminando favoráveis, contrários e abstenções;
• o registro das manifestações contrárias e dos protestos formais;
• e a assinatura da mesa com lista de presença integrada ou declaração de presença no próprio corpo do documento.

O erro mais frequente é a expressão “aprovado por maioria”, sem número. Em juízo, maioria sem contagem não prova maioria. Prova apenas que ninguém contou.

O segundo erro é suprimir o voto vencido. O síndico bem-intencionado às vezes omite o protesto para “não criar clima”. O efeito é o contrário do pretendido: a omissão dá ao dissidente o argumento de que sua manifestação foi suprimida, o que reforça a tese de cerceamento.

Registre o protesto. O protesto registrado é do dissidente; o protesto omitido passa a ser um problema do condomínio.

Vale ainda lembrar que a convenção, para ser oponível a terceiros, depende de registro no Cartório de Registro de Imóveis, na forma do art. 1.333, parágrafo único. Deliberações que alteram a convenção seguem a mesma lógica: sem registro, produzem efeito interno, mas não se impõem a quem não participou.

7 Armadilha 5 — A sanção aplicada sem defesa

O síndico tem o dever de impor e cobrar multas, conforme o art. 1.348, VII. O que ele não tem é o poder de punir sem processo.

O regime legal é escalonado. O art. 1.336, § 2º, sujeita o descumprimento de deveres à multa prevista no ato constitutivo ou na convenção, limitada a cinco vezes o valor da contribuição mensal; não havendo previsão expressa, cabe à assembleia deliberar, por dois terços dos condôminos restantes. O art. 1.337 trata do descumprimento reiterado, com deliberação de três quartos dos condôminos restantes, e do comportamento antissocial reiterado, com multa correspondente ao décuplo.

Ocorre que a previsão normativa, isolada, não sustenta a penalidade. O Superior Tribunal de Justiça anulou multa aplicada sem prévia comunicação ao condômino, invocando a eficácia horizontal dos direitos fundamentais nas relações condominiais.

Direito civil. Recurso especial. Condomínio. Ação de cobrança de multa convencional. Ato antissocial. Falta de prévia comunicação ao condômino punido. Direito de defesa. Necessidade. Eficácia horizontal dos direitos fundamentais. Penalidade anulada. STJ, REsp n. 1.365.279/SP, Quarta Turma, Rel. Min. Luis Felipe Salomão, j. 25.08.2015

Há uma segunda camada nesta armadilha, e ela é mais comum que a primeira: o regimento interno que cria penalidade não prevista na convenção. A convenção é a fonte normativa primária do condomínio, e o regimento não pode invadir matéria que ela reservou para si, por força dos arts. 1.333 e 1.334 do Código Civil. Regimento que inventa sanção produz multa inexigível, e o condomínio descobre isso depois de perder a ação e pagar a sucumbência.

O roteiro que resiste a exame judicial é conhecido: notificação individualizada e escrita, com descrição do fato, data, local e norma violada; prazo razoável para defesa; apreciação motivada da defesa; e, quando a sanção depender de assembleia, item expresso no edital de convocação.

Multa anulada não devolve apenas dinheiro. Devolve autoridade ao infrator.

8 Armadilha 6 — A cobrança que se transforma em indenização

A inadimplência é o terreno em que o síndico mais sente pressão para agir e onde a ação impensada custa mais caro.

Comecemos pelo que o tempo faz. O Superior Tribunal de Justiça fixou, em recurso repetitivo, o prazo prescricional de cinco anos para a cobrança de cotas condominiais.

Na vigência do Código Civil de 2002, é quinquenal o prazo prescricional para que o condomínio geral ou edilício (vertical ou horizontal) exercite a pretensão de cobrança de taxa condominial ordinária ou extraordinária, constante em instrumento público ou particular, a contar do dia seguinte ao vencimento da prestação. STJ, Tema Repetitivo 949, REsp n. 1.483.930/DF, Segunda Seção, Rel. Min. Luis Felipe Salomão, j. 23.11.2016

Aqui está a armadilha, e ela é cruel com o síndico que assume uma gestão problemática: cada mês de inércia apaga uma parcela. O débito antigo que o antecessor deixou “para resolver depois” não espera. Ele encolhe sozinho, pela ponta mais velha, todo mês, silenciosamente.

Prossigamos pelo título. O art. 784, X, do Código de Processo Civil confere natureza de título executivo extrajudicial ao crédito referente às contribuições condominiais, desde que previstas na convenção ou aprovadas em assembleia e documentalmente comprovadas. A expressão final é a que importa. Sem convenção registrada e sem as atas que aprovaram orçamento e rateio, não há título executivo. Há apenas uma planilha.

E terminemos pelo que não se pode fazer. A tentação de constranger o devedor produz, com frequência, uma condenação maior que o débito cobrado. O Superior Tribunal de Justiça consolidou que o direito de uso das partes comuns decorre da propriedade, e não da condição circunstancial de adimplência, sendo taxativas as sanções pecuniárias previstas em lei.

Precedentes no mesmo sentido: REsp n. 1.564.030/MG, Terceira Turma, Rel. Min. Marco Aurélio Bellizze, j. 09.08.2016; e REsp n. 1.699.022/SP, Quarta Turma, Rel. Min. Luis Felipe Salomão, j. 28.05.2019. Superior Tribunal de Justiça

Estão fora, portanto: restringir piscina, salão ou academia; bloquear elevador; suspender fornecimento; afixar lista de devedores em área comum; anunciar nomes em grupo de mensagens. Esta última conduta soma ao ilícito civil a infração à Lei n. 13.709/2018, porque expõe dado pessoal sem base legal que a autorize.

Resta a pergunta de quem cobrar. O Tema Repetitivo 886, firmado no REsp n. 1.345.331/RS, vinculou a responsabilidade à relação material com o imóvel, representada pela imissão na posse e pela ciência inequívoca do condomínio quanto à transação. O tema encontra-se em revisão pela Segunda Seção, com suspensão determinada, o que recomenda cautela redobrada. Para o síndico, a lição independe do desfecho: definir corretamente o polo passivo exige cadastro atualizado e prova documental de que o condomínio foi comunicado da transferência.

9 Armadilha 7 — O passivo que veio junto com a assinatura

Contratos e obras são o território em que o síndico assume, em minutos, obrigações que durarão anos.

Na contratação de serviços, o dever legal de diligenciar a conservação das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços, previsto no art. 1.348, V, desdobra-se em escolher bem e fiscalizar sempre. A responsabilidade civil reprime a falha em cada uma dessas frentes sob os nomes clássicos de culpa in eligendo e culpa in vigilando.

A armadilha específica da terceirização é conhecida de todo condomínio que já recebeu citação trabalhista: contratar empresa não transfere o risco. A jurisprudência trabalhista é consolidada no sentido de que o tomador de serviços responde de forma subsidiária quando se omite na fiscalização do cumprimento das obrigações pela contratada. O que afasta essa responsabilidade não é o contrato, é a pasta de fiscalização mensal.

Na obra, a armadilha tem nome próprio: contratar pelo sintoma. O síndico encontra uma infiltração, chama quem faz infiltração e aprova o orçamento. Falta a etapa anterior.

O laudo preliminar responde a três perguntas antes de qualquer proposta comercial: qual é a causa, qual é a extensão real e qual é o grau de criticidade. Sem causa, trata-se a mancha e não a origem. Sem extensão, o orçamento é estimativa e o aditivo é questão de tempo. Sem grau de criticidade, o síndico não sabe se está diante de manutenção programável ou de risco à segurança.

E essa última distinção não é apenas técnica. Ela muda o regime jurídico da decisão, porque o art. 1.341 do Código Civil classifica as obras e atribui a cada classe um caminho próprio.

Obras voluptuárias dependem do voto de dois terços dos condôminos; as úteis, do voto da maioria. As obras ou reparações necessárias podem ser realizadas independentemente de autorização, pelo síndico ou, em caso de omissão ou impedimento deste, por qualquer condômino. Sendo necessárias, urgentes e de despesa excessiva, o síndico dará ciência à assembleia, que deverá ser convocada imediatamente. Art. 1.341, caput e §§ 1º e 2º, do Código Civil

A classificação da obra, portanto, não é opinião do síndico. É consequência técnica. E o documento que a sustenta, no dia em que a decisão for questionada, é o laudo. Sem ele, o síndico que executou obra necessária e urgente não tem como demonstrar que ela era necessária, nem que era urgente.

Acrescente-se a exigência normativa: a ABNT NBR 16.280 impõe plano de reforma e responsável técnico habilitado, com a respectiva anotação de responsabilidade técnica, para intervenções que alterem ou possam comprometer a segurança da edificação.

E há uma armadilha por omissão, que quase nunca entra nas listas. O art. 1.346 do Código Civil torna obrigatório o seguro de toda a edificação contra o risco de incêndio ou destruição, total ou parcial, e o art. 1.348, IX, atribui ao síndico o dever de realizá-lo. É a única obrigação do rol que não admite juízo de conveniência. A apólice, contudo, vence sem avisar ninguém, e a omissão só aparece no pior dia possível.

10 Armadilha 8 — A aprovação de contas não é quitação

Chegamos ao degrau mais alto da régua: a responsabilidade pessoal.

O dever de prestar contas está no art. 1.348, VIII, e no art. 1.350 do Código Civil, além do art. 22, § 1º, alínea “f”, da Lei n. 4.591/1964. E o destinatário desse dever foi definido pelo Superior Tribunal de Justiça: é a assembleia, não o condômino isolado.

Nas associações e nos condomínios edilícios, a prestação de contas deve ser feita pelo administrador à assembleia geral, inexistindo legitimidade do associado ou condômino para exigir contas individualmente. STJ, REsp n. 2.050.372/MT, Terceira Turma, Rel. Min. Nancy Andrighi, j. 25.04.2023

Esse precedente protege o síndico honesto contra o inconformismo individual, e é justo que proteja. O condômino mantém o direito de examinar livros e documentos, o que é coisa diversa de exigir contas em juízo.

Na sequência, o Tribunal firmou o efeito processual da aprovação.

A aprovação de contas em assembleia condominial afasta o interesse de agir na ação de exigir contas, impondo a utilização de via processual própria para o eventual questionamento. STJ, AgInt no AREsp n. 2.408.594/SP, Quarta Turma, Rel. Min. João Otávio de Noronha, j. 16.09.2024

E é exatamente aqui que a armadilha se fecha, porque a leitura apressada desse entendimento produz uma falsa segurança. O síndico conclui que, aprovadas as contas, o assunto está encerrado.

Não está. O que a aprovação faz é mudar a via de ataque, não extinguir a pretensão. Constatada irregularidade, o caminho deixa de ser a ação de exigir contas e passa a ser a ação própria — anulatória do ato de aprovação, indenizatória, ou ambas. A aprovação assemblear não convalida ato viciado por erro, dolo ou fraude, e o degrau da responsabilidade pessoal permanece inteiramente aberto.

A responsabilidade pessoal do síndico é subjetiva. Exige demonstração de dolo ou culpa, de dano e de nexo causal, nos termos dos arts. 186, 187 e 927 do Código Civil. Não decorre do mero ato de gestão, ainda que formalmente imperfeito. Decorre do excesso, da violação da convenção ou da lei, e do dano daí resultante.

Uma precisão final, sobre a destituição, porque se repete um equívoco. Costuma-se apresentar o art. 1.349 do Código Civil como regra geral de destituição do síndico. Tenho para mim que não é.

A assembleia, especialmente convocada para o fim estabelecido no § 2º do artigo antecedente, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio. Art. 1.349 do Código Civil

A remissão ao § 2º do art. 1.348 é expressa, e aquele parágrafo cuida da transferência de poderes de representação ou de funções administrativas a terceiro. O art. 1.349 disciplina hipótese incidental, não cláusula geral. A destituição por má administração apoia-se na competência soberana da assembleia e no regime do mandato.

Por que isso interessa a quem exerce o cargo, e não apenas ao advogado? Porque a distinção define convocação, pauta e quórum. Errar nesse ponto é entregar ao destituído, de presente, a nulidade que ele buscaria em juízo.

11 Considerações finais: o dossiê é o antídoto

As oito armadilhas têm naturezas diferentes, mas um antídoto comum. Nenhuma delas se neutraliza com dinheiro, com carisma ou com boa intenção. Todas se neutralizam com documento produzido no tempo certo.

O dossiê de cada deliberação relevante tem quatro camadas. O edital, que é a fundação. Os comprovantes de envio, que são o escudo. Os relatórios da plataforma e os registros de participação e de votos, quando a assembleia for eletrônica ou híbrida. E a ata com a lista de presença, que é o telhado.

Guardado por prazo compatível com a prescrição das pretensões envolvidas, esse conjunto permite que o condomínio conteste uma ação anulatória com prova material, e não com memória. Quem tem o dossiê discute mérito. Quem não tem discute versões, e perde.

Volto ao ponto de partida.

O síndico não cai naquilo que sabe ser errado. Cai naquilo que supunha estar certo.

Cai porque herdou o procedimento, porque sempre foi assim, porque ninguém nunca reclamou.

A tecnologia mudou o palco. Ampliou o acesso, encurtou a lavratura, digitalizou o voto. Não alterou uma única linha do rito jurídico.

E o rito é a única coisa que está inteiramente sob o controle do síndico. Ele não escolhe o condômino difícil, nem o passivo herdado, nem a inadimplência do bairro. Escolhe o procedimento. E o procedimento, quando bem feito, custa quinze minutos de cuidado antes de o edital sair.